Wdrażamy pracę zdalną: skanowanie dokumentów

Z pasji do biznesu
25 października 2019
Zakładamy firmę krok po kroku online, przykład: sprzedaż przez internet
4 kwietnia 2020

Krótki poradnik jak dostosować się do pracy i współpracy zdalnej, w momencie, gdy nie możemy już pracować stacjonarnie.

Jako, że do biura księgowego nadal trzeba dostarczać dokumenty, biznes nadal działa, nie wszystkie dokumenty mają w formie e-faktur w pdf, to w jakiej formie możemy dostarczyć egzemplarze papierowe?

Zdjęcie vs skaner

Zrobienie zdjęcia jest uciążliwe, dużo waży, jest nieczytelne, wydruki zużywają dużo tuszu: jest to po prostu niepraktyczne, totalnie nieprzyjazne dla środowiska ani dla samej księgowej, a jednak milej się współpracuje, jak obydwie strony są zadowolone 🙂

Nie mając skanera pod ręką, a nawet mając go, to proponowane rozwiązanie często jest dużo szybsze: aplikacje na telefon do skanowania.

Podsyłamy informację o programie, z którego sami korzystamy, oraz kilka innych, z których warto można korzystać. Są bezpłatne, łatwe w użytkowaniu, intuicyjnie a skany są czytelne i ekonomiczne do druku:

Bezpłatne programy skanujące, na androida:

Linki do wszystkich poniższych do Play Sklep poniżej (nazwy aplikacji), gdzie jest i więcej informacji, można poczytać opinie i zainstalować, wystarczy na telefonie wpisać nazwę wybranej aplikacji, zainstalować ją i można rozpoczynać skanowanie:). Poniżej podsyłam moje ulubione

Cam Snanner 

Darmowa opcja w niczym nie hamuje pracy, jednak wersja premium, która pozbawiona jest podpisu camscanner oraz reklam, jest też tania, bo koszt aplikacji to abonament w wysokości 8,89 zł/mc.

Użytkowanie jest proste i każdy inny program pracuje na tej samej zasadzie: robimy zdjęcie telefonem, zaznaczamy i zatwierdzamy obszar skanowania, zapisujemy pdf (można kilka stron) i wysyłamy go na maila 🙂

Poniżej filmik instruktażowy od producenta:

 Adobe Scan:

Osobiście jestem wielką fanką firmy Adobe (przez Photoshopa itd.), tak więc to kolejna ulubiona aplikacja.

Jest darmowa.

Wykorzystuje technologię OCR, przez co rozpoznaje robiąc zdjęcie dokumentu, zarówno pismo ręczne, jak i mechaniczne, przekształcając zdjęcie w dokument PDF.

 

Programów jest dużo więcej, ale po co wymieniać więcej. Może wspomnę o jeszcze jednym, który jest zintegrowany z pakietem Office, czyli

Microsoft Office Lens

Aplikacja Office Lens przycina i retuszuje obrazy tablic oraz dokumentów Za pomocą aplikacji, stworzysz każdy dokumentów związany z pakietem Office, tj. Word, Power Point.
Pełen opis funkcjonalności w powyższym linku. Zasada działania identyczna, jak w poprzednich opisanych: robisz zdjęcie, zaznaczasz obszar, który ma być zeskanowany, generujesz pdf i wysyłasz na maila 🙂